Zinnovation gaat iedere uitgave in op IT gerelateerde zaken met CRM. Deze keer willen we u meer vertellen over Sharepoint omdat bedrijven steeds meer informatie en data te verwerken krijgen in deze digitale tijd. De vraag is hoe men alles wat wordt opgeslagen ook weer simpel en doeltreffend terug kan vinden. In het onderstaande artikel nemen we u in het kort mee naar een aantal mogelijkheden die Sharepoint u kunnen bieden.

Sharepoint 2010

Het is inmiddels een feit dat Sharepoint een centrale omgeving biedt waar gebruikers hun dagelijkse werk kunnen uitvoeren. Functionaliteiten zoals het delen van document bibliotheken, gedeelde agenda's, contactpersoonlijsten, het samen werken aan documenten op verschillende locaties, portalfunctie of als platform om websites te kunnen bouwen komen samen. Het wordt gebruikt voor het internet, extranet of intranet. Het doel van Sharepoint is het bevorderen van samenwerking via een webgebaseerde omgeving.

Goed nadenken vóór aanvang: Het Governance-plan

Volgens Microsoft is de definitie van een Governance-plan een set van voorwaarden, het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden inzichtelijk maken en processen definiëren. Het Governance-plan is bedoeld als road-map en stelt een organisatie in staat om de informatie technologie te sturen en begeleiden om de gestelde doelen te bereiken. Simpel gezegd komt het er op neer dat een bedrijf voor het aanvangen met Sharepoint heel goed na moet denken over de manier van werken van de organisatie, de rechten van personeel (wie mag wat wel of niet zien), wat er aan documentatie wel of niet in Sharepoint moet komen en of het platform voor internet, extranet en intranet gebruikt zal gaan worden. Dat is lastig en heel erg veel om over na te denken en het is zeker verstandig om daarvoor een expert in te huren. De fundering van een Sharepoint omgeving is van groot belang voor de toekomst van het bedrijf dus dat moet echt goed gebeuren anders valt de hele zaak op gegeven moment om.

Het bepalen van een duidelijke visie over het inzetten van IT is de basis van het Governance-plan.

CRM is een sterke combi met Sharepoint

Het is uit diverse onderzoeken van Microsoft gebleken dat medewerkers veel tijd besteden aan het opzoeken van informatie bij hun dagelijkse werkzaamheden. Als bedrijven groeien, groeit vanzelfsprekend ook de informatiestroom en de hoeveelheid data die opgeslagen moet worden mee. Het is bijna 'rocketscience' om deze data dan goed te structureren, vindbaar, overzichtelijk en up-to-date te houden. Veel medewerkers houden er in Outlook een zeer gevarieerde mappenstructuur op na omdat men bang is data weg te gooien.
Sharepoint en CRM zijn geïntegreerd met de diverse MS Office producten zoals Outlook, Word en Excel. Door CRM en Sharepoint aan elkaar te koppelen ontstaat een sterk bolwerk van gecentraliseerde informatie en data die het hart kunnen vormen van een bedrijf. Door het werken met CRM gekoppeld aan Sharepoint ontstaat er één versie van de waarheid waardoor men altijd van de laatste stand van zaken op de hoogte is.

Als voorbeeld een project waar voor een gezamenlijke klant teams van diverse bedrijven werken in aparte delen van de wereld in verschillende tijdzones. Al deze aspecten brengen problemen met zich mee die grotendeels verholpen kunnen worden door te werken met die ene versie van de waarheid, Sharepoint.
Waarom? Omdat Sharepoint is gebouwd op web technologie en in staat is om mensen, teams en data met elkaar te verbinden, ongeacht waar ze zich bevinden.

Interne veranderingen managen

Het inzetten van CRM en/of Sharepoint zal de nodige veranderingen teweeg brengen in uw organisatie. Mensen zijn gehecht aan gewoontes en houden over het algemeen niet van veranderingen. Veranderingen gaan vooral over mensen, processen en systemen binnen organisaties en levert voor een organisatie de nodige onzekerheid. Op het moment dat de organisatie het gevoel heeft dat hij zicht heeft op de verandering en of deze haalbaar is binnen zijn organisatie, levert dit een positieve bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen. Als uw bedrijf veranderingen door wil gaan voeren kan het 7 stappen plan u daarbij inzicht geven. Want alle 7 stappen zijn benodigd om verandering goed door te kunnen voeren.

Mogelijke Sharepoint Experts:

StrategischSharepoint advies O & I Services www.oi-services.nl
HostedSharepoint Look@IT www.lookatit.nl

Meer informatie over CRM in combinatie met Sharepoint:

Zinnovation BV, PetraHagemeijer 0229-276390 of mailnaar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.